Hei tietotyötaituri! Näin optimoit kognitiivisen ergonomiasi (Osa 1/2)

Kognitiivinen ergonomian kuvataan usein olevan sitä, että tarpeettomat mieltä rasittavat ärsykkeet poistetaan, jotta voi keskittää kognitiivisen kapasiteettinsa oleelliseen (esim. https://www.ttl.fi/tyontekija/aivot-tyossa/aivojen-hyvinvointi/). Aivotyötä vaativassa tietotyön kontekstissa kognitiivisen ergonomian käsite liitetään keskeytysten, muistin kuormituksen ja yleisesti ”aivokuorman” vähentämiseen. 

Kognitiivinen ergonomia on paljon enemmän. Varhaisen määritelmän mukaan kognitiivinen ergonomia käsittää sen miten työ vaikuttaa mieleen (mm. työn rakenne, vaatimukset, kuormitus) ja miten mieli vaikuttaa työhön (mm. tavoitteet, vireystila, kognitiivinen virittäytyminen, mindset, suunnittelu) (Hollnagel, 1997). 

Kognitiivisen ergonomian kehittäminen on mielen ja työn systeemin tuunaamista mahdollisimman tehokkaaksi ja virheettömäksi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työ ei ole lyhyellä aikavälillä liian kuormittavaa, jotta systeemi toimii jatkossakin, ja sitä, että työtehtävän kognitiiviset vaatimukset ja työntekijän kognitiivinen virittäytyminen ovat linjassa.

Tässä tekstissä tarkastelen kognitiivista ergonomiaa yksilön taidokkuutena muotoilla tietotyönsä viisaasti. Tulen kuvaamaan kognitiivista ergonomiaa uudenlaisena tietotyötaituruuden -paradigmana työn tekemiseen, kognitiivisen ergonomian osa-alueita sekä lyhyesti kognitiivisen ergonomian tuunaamista. Tätä tekstiä seuraa toinen teksti, jossa esittelen läjän tutkittuja ja itse hyväksi todettuja keinoja tuunata henkilökohtaista kognitiivista ergonomiaa. 

Näiden tekstien jälkeen olet pikavauhtia matkalla kohti tietotyötaituruutta!

Henkilökohtainen kognitiivinen ergonomia – miten teen sitä mitä teen

Henkilökohtaisen kognitiivisen ergonomian muotoilu on sen tuunaamista, miten teen sitä mitä teen. Kognitiiviseen ergonomiaan vaikuttavat yksilön, työn laadun, fyysisen ympäristön, sosiaalisen ympäristön sekä organisaation rakenteiden ominaisuudet. Esimerkiksi yksilön vireystila, työtehtävän luovuuden aste, fyysisesn ympäristön hälyisyys (kaikissa aisteissa), sosiaalisen ympäristön jännitteet sekä organisaation asettamat ajankäyttövaatimukset.

Kognitiivinen ergonomia on sekä työyhteisön että yksilön taito ja ominaisuus. Henkilökohtaiseen kognitiiviseen ergonomiaan voimme jokainen vaikuttaa merkittävästi heti tänään, mutta työyhteisön kognitiivisen ergonomian muovautuminen on hitaampi prosessi. Työnantajille suosittelen kuitenkin astumaan tälle matkalle mahdollisimman pian yhdessä, sillä tietotyötaiturit karkaavat taitamattomista ympäristöist.

Olen itse ollut aikoinaan surkea keskittymään ja kyllästynyt asioihin nopeasti. Tietotyön tekeminen oli raskasta ja tympäännyttävää. Olen pikkuhiljaa kuitenkin alkanut tuunaamaan lukemisen, kirjoittamisen, palaverien ja sekalaisten asioiden hoitelemisen kognitiivista ergonomiaa. Olen kuullut ja lukenut kaikenlaista työpsykologiasta, itsensäkehittämiskirjallisuudesta, biohakkerointi skenestä sekä jo kokeneilta tietotyötaitureilta ja laittanut ajatuksia testiin.

Nykyään nautin toimeliaisuudesta. Tunnen mieleni ja tunnen työni vaatimukset. Osaan valita taisteluni: annan itseni levätä kun on levon aika ja valitsen kohdata työn raskauden ja ahdistuksen, kun on sen aika. Yllätyn usein siitä kuinka vaivattomasti saan paljon aikaan lyhyessäkin ajassa.

Virittäydy lukuhetkeen ja kysy itseltäsi:

  • Mitkä asiat vievät paljon kognitiivista kapasiteettiani? 
  • Minkälaisesta sisäisestä tilasta käsin työskentelen eri työtehtävien ääressä parhaiten?
  • Miten oma mieleni vaikuttaa työhöni?
  • Mitä minulle tarkoittaa mieleni ja työni muodostama systeemi? 

Tietotyötaituruuden -paradigma

Työmaailmassa keskitytään huomattava paljon siihen mitä tehdään: työn sisältö, tulokset ja niiden mittaaminen, strategia jne. Yhä enemmän puhutaan myös henkilökohtaista tavoitteista sekä työn merkityksellisyydestä, eli siitä miksi työtä tehdään.

Valitettavasti vastaus siihen miten työtä tehdään on edelleen pitkälti teollisen aikakauden perintöä: töitä tehdään 8 tuntia päivässä ja koko ajan täysillä. Tässä ”raskasta raatamista” –paradigmassa ihminen nähdään koneen osana. Valitettavasti huomaamme, että nämä ihmiskoneet ovat varsin heiveröisiä ja niitä lakoaa työuupumuksen viikatteen alla kuin heinää elokuisella pellolla. 

Yritykset ja yksilöt ovat alkaneet pikkuhiljaa heräämään raskaan raatamisen -paradigman sopimattomuuteen monimutkaisessa tietotyössä. Kun mieli ovat keskeisin työväline, pelisäännöt ovat hyvin erilaiset. Aivot eivät toimi lineaarisesti, niiden panosta ei voi usein ennustaa ja ne tarvitsevat hyvin erilaista huoltoa, polttoainetta ja ylläpitoa.

Kognitiivinen ergonomia tarjoaa 2020-luvulle päivitetyn ”tietotyötaituruuden” –paradigman, joka laittaa stopin lakoamiselle, kasvattaa tehokkuutta ja tekee työstä mielekkäämpää. Ymmärryksemme työ-mieli systeemistä, sen  vuorovaikutuksista ja erityisesti mielen olemuksesta on kasvanut räjähdysmäisesti. Käytäntöön vietynä tämä ymmärrys tulee muuttamaan tapaamme tehdä tietotyötä radikaalisti. 

Tietotyötaituri huomioi inhimillisten kognitiivisten resurssien ja virittäytymisen vaihtelun. Aivot eivät toimi koko päivää samalla tavalla – ja hyvä niin. Aivot tekevät yhtä asiaa hyvin aamulla ja toista illalla. Lisäksi aivot tarvitsevat lepoa, tilaa ja huoltoa työpäivän sisälläkin, jotta mieli pysyy kirkkaana. Tietotyötaituri tunnustelee mielensä olemusta ja osaa pitää työkalustaan huolta.

Tietotyötaituruutta on se, että päästää irti suorittamisesta. Mieli kaipaa selkeyttä ja tavoitteellisuutta ollakseen kiinnostunut, mutta turhautuu jatkuvista vaatimuksista. Puskemalla mieli tippuu kärryiltä – olemalla selkeä ja keskittynyt mieli iloitsee toimeliaisuudesta.  

Esimerkki: lyhyemmät työpäivät
Lyhyissä neljästä kuuteen tuntiin kestävissä työpäivässä tulee paine ja halu keskittyä tekemiseen koko aika. Päivistä tulee organisoituja, selkeitä ja onnistumisia tuottavia. Erityisesti luovassa työssä tehokasta aikaa saattaa olla vain 2 tuntia päivässä, vieläpä tiettynä ajankohtana. Lisäksi väsyneenä pitkän päivän lopussa tehtyyn kehnoon työhön usein joutuu palaamaan. on hengähtäminen, reflektointi ja lyhyemmät työpäivät. Päivän päätteeksi ei ole uupunut ja tekee parempia valintoja vapaa-ajan aktiviteeteista.

Lyhyet työpäivät jättävät tilaa harrastuksille, luoville projekteille, ilolle, perheelle, lepäämisille, lukemiselle ja kaikenlaisille asioille, jotka tekevät työstäkin mielekkäämpää ja lopulta tehokkaampaa. Väitän, että moni tekisi samat työtehtävät 6 kuin 8 tunnin työpäivänä ja nauttisi elämästään paljon enemmän.

Tietotyötaituri huomioi työnsä moninaiset kognitiiviset vaatimukset. Erityisesti asiantuntijoiden työhön liittyy lukuisia erilaisia kognitiivisia prosesseja: päätöksenteko, ongelmanratkaisu, luovuus, keskittymiskyvyn ylläpito, yhteistyö ja kommunikaatio, irti päästäminen ja siirtyminen moodista toiseen, monimutkaiset muistivaatimukset, jatkuva oppiminen, sosiaaliset ja tunnetaidot sekä tehtävienhallinta ja itsensä johtaminen. 

Jokainen prosessi kuormittaa erilaisella tavalla ja vaatii tietynlaisesta kognitiivista virittäytymistä. Virittäytyminen vaatii aikaa sekä aktiivista työn olosuhteiden tuunaamista. Tietotyötaituri ottaa vastuun työnsä olosuhteista.

Turhan aivokuorman karsiminen

Aivot kuormittuvat kaikenlaisesta. Usein vain pieni osa kuormituksesta liittyy itse työn tekemiseen. Jatkuva tehtävien välillä siirtyminen, työn keskeytykset ja yleinen häly syövät rajallista kognitiivista kapasiteettia. Kannattaa suojata kapasiteettisi hyvin priorisoimalla olennaisia asioita, poistamalla tarpeettomia ärsykkeitä ja valitsemalla fyysisen ja sosiaalisen työympäristö viisaasti. Haluat säästää kapasiteettisi vaikeimpiin ja turhauttavimpiin tehtäviin. Nämä ovat suurelle osalle varsin tuttuja juttuja, mutta käytäntöön vieminen vaatii lujuutta ja suunnitelmallisuutta, itselle ja työkavereille.

Työterveyslaitos on kerännyt ihan hyvän tietopankin aiheeseen liittyen: https://www.ttl.fi/oppimateriaalit/opas/aivotyo-sujuvaksi/#

Esimerkki: Petolliset tauot kännykkä kourassa
Monelle tuttu ja mielelle hyvin petollinen tapa on tauon pitäminen sosiaalisen median tai iltalehden klikkiuutisten ääressä. Ne kutsuvat, koska tarjoavat helpon piilopaikan mielen kuormitukselta ja työhön tympääntymiseltä. Tietotulva kuitenkin vain lisää hälyä mielessäsi ja työ on entistäkin raskaampaa.

Anna tauoilla mielellesi tilaa tyhjentyä: aktivoi verenkiertoasi, hiljenny meditoimaan, haukkaa raitista ilmaa tai käy vessassa (ILMAN KÄNNYKKÄÄ). Yllätyt kun työn ääreen palaaminen tuntuukin ihan kivalta. 

Kognitiivinen virittäytyminen

Tietotyötaituri ymmärtää, että kognitiivinen ergonomia ei ole vain turhan karsimista – se on mahdollisuus tehdä työtä niin, että se on luovempaa, tehokkaampaa, innostavampaa ja lataavampaa.

Kognitiivinen virittäytyminen (voitasiin kutsua myöskin termeillä psykologinen tila, mielentila tai mielen sisäiset olosuhteet) on mielen kykyä muovautua tilanteen asettamiin vaatimuksiin. Kognitiivisen virittäytymisen tiloja ovat esimerkiksi itsevarmuus, syvä keskittyminen, flow, häiriöherkkyys, luova assosiatiivisuus, vapautuneisuus, rentous, arkuus… Kognitiivinen virittäytyminen ei ole yksiselitteisesti tunteita, toimintaa tai ajatuksia vaan kokonaisvaltainen kokemus olemisesta. 

Työtehtävään sopiva virittäytyminen luo optimaaliset olosuhteet toiminnalle. Vapautuneessa assosiatiivisessa tilassa ongelmanratkaisu on nautinnollista ja sujuu helposti. Syvästi uppoutuneessa keskittymisen tilassa luova kirjoittaminen on lennokasta ja palkitsevaa. Läsnäolevana, itsevarmana ja uteliaana uuden asiakkaan kohtaaminen luo erinomaisen yhteistyösuhteen. Kognitiivinen virittäytyminen- tehtävä -yhteensopivuus lisää tehokkuutta, energisoitumista ja uppoutumista sekä säästää turhautumiselta, väsymiseltä ja huonolta työjäljeltä. 

Optimaaliseen kognitiiviseen virittäytymiseen löytyy psykologiasta lähinnä flow-tilaan liittyvää tutkimusta. Flow on kuitenkin vain yksi kognitiivisen virittäytymisen tila. Biohakkeriskene tarjoaa kiinnostavia näkökulmia virittäytymiseen, mutta on samalla täynnä yksittäisten kikkojen kanssa avioituneita saarnaajia. Tässä muutamia kiinnostavia blogikirjoituksia:

Esimerkki: Kognitiivisen virittäytymisen resepti eeppiseen kirjoittamisflowhun
Resepti eepiseen kirjoittamisflowhun virittäytymiseen ja hulppeisiin tuloksiin on itselleni seuraava:

Varaa keskeyttämätön aika 9-12 aamupäivällä, nuku vähintään 7,5 yöunet, tee hommia paastonneena, juo 1/3 kuppi kahvia L-teaiinin kanssa, tauota työtä 30-45min blokkeihin, 6min tauoilla aktivoi kehoa ja tyhjennä mieltä joogalla, meditaatiolla tai ulkona käymisellä, juo runsaasti vettä, työskentele hiljaisessa ja rauhallisessa tilassa, jossa ei ole tuttuja, kuuntele trancea tai keskittymiseen virittävää binauraali musiikkia, sovi itsesi kanssa, että työskentelet täysillä kun työskentelet, suunnittele iltapäiväksi jotain mukavaa, sosiaalista ja rentouttavaa aktiviteettia. Tällä reseptillä olen virittänyt itseni esimerkiksi kirjoittamaan gradun kolmessa kuukaudessa.

Omaa virittäytymistä ei voi vaatimalla muuttaa eikä aivokuorma katoa ihmettelemällä.  Kognitiiviseen virittäytymiseen onkin siis vaikutettava välillisesti tuunaamalla omia työn olosuhteita.

Hakkeroi kognitiivinen ergonomia tuunaamalla työn olosuhteita

Kognitiivista ergonomiaa kehitetään tuunaamalla työn psykologisia ja fyysisiä olosuhteita. Olosuhteiden voi ajatella jakautuvan ulkoisiin ja sisäisiin (katso taulukko alla). Työn olosuhteet liittyvät suoriutumiseen ja kokemukseen työn tekemisestä välillisesti viemällä tai vapauttamalla kognitiivista kapasiteettia ja vaikuttamalla sisäiseen psykologiseen tilaan, eli kognitiiviseen virittäytymiseen. 

Uskalla ottaa vastuu työsi olosuhteista ja muokkaa niitä aktiivisesti. Yllätyt kuinka paljon saat aikaan lyhyessäkin ajassa. Seuraavassa tekstissä tulet saamaan läjällisen hyväksi havaittuja ja tutkittuja tapoja työn kognitiivisen ergonomian hakkerointiin!

Tekstistä gradun tekemisen kognitiivisesta ergonomiasta löydät yleistettäviä vinkkejä luovan kirjoittamisen sekä henkilökohtaisen projektinhallinnan kognitiivisen ergonomian hakkerointiin.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.