Hostaamisen taidokkuus – näillä 9 taidolla rakennat psykologista turvallisuutta

Määrittelen hostaamisen taidokkuutena rakentaa psykologisesti turvallista ilmapiiriä. Hosti on henkilö, joka pyrkii rakentamaan vuorovaikutuksellisesti hedelmällisiä kohtaamisia. Voisikin sanoa, että hosti on vuorovaikutus- ja ilmapiiridesigneri. Hostaaminen on kokonaisvaltaista sosiaalista taidokkuutta ja se rakentuu monenlaisista taidoista, joita yhdistellään tilanteen mukaan muuhun osaamiseen. Tässä tekstissä olen pyrkinyt kristallisoimaan viisautta mestari-hosteilta 9 hostaamisen taitoon, jotta sinä voisit johtajana, kouluttajana, opettajana tai vaikka taksikuskina mahdollistaa tehokasta yhteistyötä ja merkityksellisiä kohtaamisia.

Hostaamisen lähtökohtana on rakentaa psykologisesti turvallinen tila, eli jaettu ilmapiiri, jossa läsnäolijat kokevat olevansa arvostettuja ryhmän jäseniä ja uskaltavat ottaa riskejä ja olla haavoittuvaisia. Psykologinen turvallisuus mahdollistaa muun muassa syvemmän inhimillisen kohtaamisen, luovuuden, uuden oppimisen sekä tehokkaan tiimityöskentelyn (Amy Edmonson – The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth). Psykologisen turvallisuuden päälle voimme rakentaa tilanteen mukaan muita vuorovaikutuksen ja toiminan elementtejä kitkattomasti.

Olen itse hyvin herkkä vuorovaikutusilmapiireille (varmaankin johtuen koulukiusaamishistoriasta sekä korkeasta empatiakyvystä). Huomaan usein olevani sosiaalisissa kokoontumisissa hyvin valpas ja huomaan pienetkin ilmapiirin rakentamat esteet tai mahdollisuudet. Jos joku sopivassa asemassa oleva henkilö lyhyesti määrittelisi tilannetta, voisin vapauttaa huomattavan määrän kaistaa hämmennyksestä merkitykselliseen toimintaan. Mutta ei. Varsinkaan työelämässä kukaan ei juuri koskaan ota vastuuta ilmapiiristä tai määrittele toivottua vuorovaikutuksen laatua kokouksissa, kehittämispäivillä tai asiakastapaamisissa. Lopputulos on parhaimmillaankin sillisalaattia, joka ajaa asiansa, mutta ei mahdollista mitään erityistä. Minussa usein nouseva tunnelatautunut ajatus on:

”Eikö kukaan nyt saatana tajua kuinka paljon kaistaa epäselvä vuorovaikutusilmapiiri meiltä alitajuntaisesti vie!?”

Vielä enemmän keljuttaa se, kun kohtaamisten kiehtovat mahdollisuudet valuvat hukkaan. Turhautuneena olen itse alkanut jo ala-asteiästä asti ottamaan vastuuta turvallisen ilmapiirin rakentamisesta. Ihan ensin vertaissovittelijana ala-asteella, myöhemmin isosena ja apuohjaajana ripareilla ja protuilla, tutorina lukiossa ja yliopistossa, psykologina asiakastyössä, kouluttajana ryhmissä, ohjaajana meditaatiohetkissä ja johtajana yhteisöissä ja tiimeissä. Matkalla olen oppinut virheistä, mieltä avartavista kokemuksista ja huomattavasti itseäni viisaammilta hosteilta.

Näyttää siltä, että ilmapiirin merkitystä ei yksinkertaisesti vielä ymmärretä tehokkaan sosiaalisen työskentelyn edellytyksenä. Valitettavasti työmaailmassa ei ole sosiaalisesti normatiivista ohjailla muuta kuin tiukasti sisällöllisiä asioita. Toivottavasti siis tämän tekstin ajatuksilla sinä kiinnostut ja uskaltaudut ottamaan hostina vastuuta ja vapauttamaan omissa ympäristöissäsi psykologista tilaa olennaiselle.

Rakentamassa turvallista ilmapiiriä ja jaettua visiota Slush 2018 Oasis tiimissä, jonka kanssa hostasimme mielen ja kehon latautumiskeidasta Slushin intensiteetin keskellä

Hostaamisen 9 taitoa

Erinomaista hostaamista tapahtuu ihan kaikkialla missä ihmiset kokoontuvat yhteen. Samoja taitoja on hiottu kaikkialla maailmassa. Niitä vaan ei ole aiemmin selkeästi kristallisoitu yhden käsitteen alle (poikkeuksena Priya Parkerin fantastinen kirja The Art of Gathering,). Meidän ei tarvitse keksiä pyörää udelleen vaan voimme kääntyä mestarien puoleen. Mitä voisimme oppia italialaisen tavernan isännältä, talk-show juontajalta, luokanopettajalta tai buddhalaiselta mestarilta? Hostaamisen 9 taitoa on minun ja psykologikollegani Tanja Niemen yritys tiivistää tätä viisautta, yhdellä tavalla. 

Monissa tilanteissa riittää, kun hallitset muutaman taidon. Jo sillä luot uudenlaisia inhimillisempiä kohtaamisia, kannustat ideoimaan varauksetta, murrat rajoittavia sosiaalisia normeja ja nostatat elämäntäyteistä iloa. Tässä siis hostaamisen 9 taitoa puettuna selkeyden vuoksi yksittäisen kohtaamisen näkökulmaan. Taidot soveltuvat aivan yhtä hyvin myös jatkuviin ryhmäprosesseihin.

1. Tarkoituksen kirkastaminen

Miksi kohdataan? Mitä tavoitellaan? Minkälaisella ilmapiirillä siihen päästään?

On keskeistä, että hosti on pohtinut tilanteen tarkoituksen ennen kohtaamisen toteuttamista, jotta hän voi rakentaa tavoitteita edistävää vuorovaikutusta ja tunnelmaa. Hyvin kirkastettu tarkoitus pitää kaikki päätökset linjassa. Italialaisen tavernan isännän tavoite voisi olla esimerkiksi mahdollistaa illallisseurueiden lämmin, inhimillinen kohtaaminen, jota hän voi edistää sykähdyttävillä makuelämyksillä, rennolla ja aidolla olemuksellaan ja tunnelmallisella ja yksityisyyttä edistävällä tilalla.  

2. Koolle kutsuminen

Ketä tulisi olla paikalla? Miksi juuri nämä ihmiset? Mitä läsnäolija voi odottaa?

Kutsu luo pohjavireen vuorovaikutusilmapiirille. Kohtaamisen tarkoitus ja jotain ilmapiiristä on tärkeää kommunikoida koolle kutsuessa, jotta ihmiset voivat tietoisesti valita onko kohtaaminen heille. Jos oikeat ihmiset ovat paikalla sopivasti virittyneinä, hostin tehtävästä suuri osa on jo hoidettu. Monesti osallistujia ei voi kuitenkaan valikoida. Taitava palaverin vetäjä kommunikoi kuitenkin jo ennalta esimerkiksi sen, että palaverissa odotetaan lyhyitä, valmisteltuja ehdotuksia, ei kommentoida kesken mitään, mutta lopussa on tilaa keskustelulle.

3. Tilan hyödyntäminen

Minkälaiseen vuorovaikutusta ja minkälaisiin tunteisiin ja oletuksiin tila altistaa?

Tila asettaa pohjan tunnelmalle, jonka päälle hostin on helppo (tai vaikea) rakentaa. Tilalliset elementit herättävät alitajuisia oletuksia, tunteita ja käyttäytymismalleja. Olemme koko elämämme ehdollistuneet erilaiseen olemiseen erilaisissa tiloissa. Esimerkiksi tuolipiirissä istuminen kannustaa dialogiin, kynttilän valo ja yksityinen kodinomainen tila avautumiseen ja pitkä kokouspöytä status erotteluun ja etäisyyteen. Yllättävä tila voi auttaa sysäämään ihmiset ulos normatiivisista oletuksista ja käyttäytymismalleista hienoiseen epävarmuuteen, jossa hostin on helppo luoda täysin uudenlaista vuorovaikutusilmapiiriä.

4. Tervetulleeksi toivottaminen

Mitä tapahtuu ensimmäisessä hetkessä, kun tilaan saapuu? Miten kohdata yksilöt ja ryhmä ensimmäistä kertaa? Miten auttaa osallistujia keskittymään hetkeen?

Ensimmäisessä hetkessä uuteen tilaan saapuvat etsivät vahvistusta toiminnan kulttuurille – miten täällä pitäisi olla ja vuorovaikuttaa. Se on otollisin hetki välittää toivotunlaista olemisen tapaa. Day Breaker on yhteisö, joka järjestää bileitä aamulla 6:00-9:00. Heidän bileissään saapuja kohtaa ensimmäisenä haliportsarin – toisen yhteisön jäsenen, joka toivottaa tervetulleeksi halaamalla ja yksilöllisellä opastuksella. Minkälaiseen olemiseen haliportsari kannustaa verrattuna siihen, että saapuja joutuisi yksin ihmettelemään mitä tapahtuu ja miten olla? Jokainen saapuja on tärkeää huomioida heti, antaa vastauksia käytännön asioihin ja olemuksella kommunikoida toivottua olemisen tapaa.  

5. Odotusten kommunikointi  

Mitä kohtaamiselta toivotaan? Minkälaista vuorovaikutusta ja olemista odotetaan? Miten auttaa osallistujia keskittymään tarkoituksenmukaisiin asioihin?  

Saat sitä mitä pyydät – myös vuorovaikutusilmapiirin suhteen. Uskalla pyytää avoimuutta, heittäytymistä tai toisten puheenvuorojen kunnioittamista ja kerro miksi ne ovat tärkeitä. Jaetut odotukset, toiveet ja yhteisesti tiedostettu merkitys vapauttavat mielen kaistaa ja rakentavat turvallista ilmapiiriä. Itse ilmaisen usein työpajojen alussa toiveeni, että osallistujat kuuntelisivat omia tarpeitaan ja osallistuisivat juuri sillä tavalla mikä palvelee heitä siinä hetkessä. Pienikin huomautus auttaa läsnäolijoita päästämään irti oletuksistaan ja heittäytymään uudenlaiseen olemiseen. 

6. Säännöillä ja rakenteilla ohjaaminen

Mikä on ok ja mikä ei? Miten kohtaaminen etenee? Minkälaisissa raameissa toimimme?

Tarkat säännöt ja rakenteet haastavat ja auttavat läsnäolijoita toivotunlaiseen vuorovaikutukseen. Buddhalaisen mestarin säännöt ovat meditaatiosessiossa hyvin selkeitä ja auttavat läsnäolijoita keskittymään olennaiseen. Hienovaraisemmillakin säännöillä voi helposti luoda aivan uudenlaista olemista. Esimerkkejä illallisilla käytetyistä säännöistä ja rakenteista: “illallisella ei puhuta työstä”, “saat esittää vain kysymyksiä ja vastata kysyttäessä”, “kaikilta odotetaan lyhyttä puheenvuoroa kuolemalle ja viimeinen laulaa puheenvuoronsa”, “edellinen puhuja valitsee seuraavan”. Yhtäkkiä tutulla porukalla illallistaminen saakin täysin uudenlaisen tunnelman ja kuulet tarinoita, joita et olisi ikinä muuten kuullut.

7. Yhteisen tilan rakentaminen

Miten saada osallistujat kokemaan itsensä merkitykselliseksi ja arvostetuiksi? Millaisin keinoin voi osallistaa ja motivoida ryhmää?

Näen, että psykologisen turvallisuuden peruselementit ovat yksilön kokemus arvostuksesta, tasavertaisuudesta ja omasta merkityksestä. Hostin on rakennettava tila, jossa kaikki tulevat nähdyiksi, ja myös hiljaiset tulevat kuulluiksi. Hyvä hosti huomioi toisaalta osallistujien yksilölliset ja ryhmän yhteiset tarpeet ja osallistaa ryhmää mahdollisimman paljon. Esimerkiksi erinomainen opettaja kuulee vaativan oppilaan ja toisaalta koko luokan tarpeet ja uskaltaa asettaa rajoja. Monissa tilanteissa hosti voi kohtaamisen alussa pyytää kaikkia osallistujia jakamaan toiveensa, tarpeensa ja/tai fiiliksensä lyhyesti ja näin luoda yhteistä jaettua tilaa.

8. Esimerkkinä toimiminen

Miten hostin oma käytös vaikuttaa ilmapiiriin? Millaista viestiä hosti haluaa toiminnallaan ryhmälle välittää?  

Ehkä hostin tärkein taito. Hostilla on ilmapiiriin auktoriteettinsa takia suurempi vaikutusvalta kuin muilla osallistujilla. Tämän vuoksi hostilla on erityisvastuu näyttää toiminnallaan muulla ryhmälle esimerkkiä. Hostin tulee noudattaa erityisen tarkasti yhteisiä sääntöjä ja mallintaa toiminnallaan vuorovaikutukselle asetettuja odotuksia vaikkapa haavoittuvaisuutta, toisten kuuntelemista tai tiukasti asiassa pysymistä. Hostin rooli on keskeinen myönteisen, kunnioittavan ja kannustavan ilmapiirin rakentamisessa. Esimerkiksi juontaja mallintaa tapahtuman yleisölle olemuksellaan innostusta, uteliaisuutta ja energisyyttä.

9. Etenemisen ohjaaminen

Miten hosti pitää ryhmän asiassa?

Ihmisillä on taipumus poiketa itselleen (mutta ei välttämättä muille) merkityksellisiin aiheisiin ja puhua tahattomasti tarpeettoman pitkään. Taidokas hosti uskaltaa harjoittaa hänelle annettua voimaa ja ohjaa tilannetta lempeän lujalla auktoriteetilla, muuten hän pettää häneltä odotetun vastuun pitää kohtaaminen aiheessaan. Hosti tietää tekevänsä kaikille palveluksen ohjaamalla tilanteen takaisin raiteilleen, vaikka se usein tuntuukin ikävältä. Erityisen tärkeää rajojen asettaminen on kohtaamisten loppuun saattamisessa ajallaan ja yhteenvetäen. Jos kohtaamisen tarkoitus, odotukset ja säännöt on kommunikoitu hyvin, etenemisen ohjaaminen on helppoa. Surkeita ja loistavia esimerkkejä etenemisen ohjaamisesta löytää seuraamalla poliittisten väittelyiden hosteja.


Loppukaneetti

Seuraavana tekstinä on tulossa omakohtainen esimerkki hostaamisen taidokkuden haastavuudesta ja toisaalta arvosta ryhmän vetämisestä vaikeista psykoosisairauksista kärsivien ihmisten kanssa.

Mikäli sinua kiinnostaa oivaltaa yhdessä enemmän hostaamisesta tai olet kiinnostunut tuomaan hostaamisosaamista esim. omaan tiimiisi tai organisaatioosi, ole yhteydessä pekka.freese(at)gmail.com. Nautin aina kun saan oppia hostaamisesta lisää tai jakaa ajatuksiani ja kokemustani.


Jatka lukemista

Tarina: Kun ilmapiirimuotoilu menee mönkään…

Olen hostaamassa erään psykoosiosaston ensimmäistä psykoedukaatioryhmää psykooseista. Ryhmän tarkoitus on jakaa potilaille tietoa psykoosisairauksista sekä mahdollistaa vertaistuellinen ja avoin keskustelu potilaita mietityttävistä aiheista. Olemme valmistautuneet varsin hyvin, mutta lähdemme vetäjäparini kanssa silti vähän epävarmoina ensimmäiseen ryhmäkertaan. Ensimmäisen ryhmäkerran tavoitteena on keskustella siitä, mikä ihme on psykoosi. Alustamme lyhyesti päivän aiheesta ja kysymme potilailta mitä he… Continue reading Tarina: Kun ilmapiirimuotoilu menee mönkään…

Taianomainen positiivinen palaute – 3 askeleella herätät sisäisen motivaation ja vaalit kasvun mindsettiä

Taianomainen positiivinen palaute muodostuu vaivannäln arvostamisesta, vaikutuksen ilmaisemisesta ja viestistä.

Tällä kaavalla annat palautetta, joka tukee kasvun mindsettiä, sisäistä motivaatiota ja psykologista turvallisuutta.

Syvenny aiheeseen…Continue reading Taianomainen positiivinen palaute – 3 askeleella herätät sisäisen motivaation ja vaalit kasvun mindsettiä

3 vastausta artikkeliin “Hostaamisen taidokkuus – näillä 9 taidolla rakennat psykologista turvallisuutta”

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.